Yleistiedot
REKISTERIN PITÄJÄ

Hämeenlinnan Karateseura Ry
270 5294-3
Nurkkajussinkuja 3, 13500, Hämeenlinna
info@karateseura.fi
040 566 2180 (Puheenjohtaja Jani Mantere)
REKISTERIASIOIDEN YHTEYSHENKILÖ JA YHTEYSTIEDOT

Jani Mantere
Puheenjohtaja
040 566 2180
jani.mantere@karateseura.fi
Nurkkajussinkuja 3, 13500, Hämeenlinna

HÄMEENLINNAN KARATESEURAN HALLINNOIMAT REKISERIT JA HENKILÖTIETOLISTAT

Hämeenlinnan Karateseura hallinnoi ja ylläpitää seuraavia rekistereitä;
Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri, verkkopalvelu
Yhteystietoluettelo, seuran toimihenkilöt, yhteistyökumppanit ja media, Excel tiedosto
Seuratoimijoiden koulutus- ja seuratyösuunnitelma ja rekisteri, Excel tiedosto

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE

Tietojen käsittely perustuu yhdistyksen jäsenten osalta Hämeenlinnan Karateseuran oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
• Ylläpitää yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
• jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpitotoimet
• harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
• toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden osalta Hämeenlinnan Karateseuran oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.
Tietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Hämeenlinnan Karateseuran oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Hämeenlinnan Karateseuran ja yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

Tietosisällöt
REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ JA REKISTERÖITYJEN RYHMÄT

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:
• Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka.
Alaikäisen jäsenen osalta
o Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
o Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
• Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Laskuihin liittyvät tiedot
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
• tietoja toimihenkilöiden käyttöön luovutetusta seuran tai muun tahon omaisuudesta
• tietoja toimihenkilön pilvipalvelutileistä, joiden kautta aineistoa voidaan jakaa
• Tiedot valmentajille pakollisten koulutusten suorituksista ja mahdollisesti tehdyistä sopimuksista
• Valmentajien käydyt ja suunnitellut koulutukset seura- ja henkilötasolla koulutussuunnitelmina
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:
• nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

Säännönmukaiset tietolähteet ja tietojen luovutus
Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana sekä osallistumisista seuran toimintaan. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.
Rekisteröidyn oikeudet
8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.
Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.
Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään toistaiseksi, ellei toimihenkilö pyydä tietojen poistamista.
Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään toistaiseksi, ellei jäsen pyydä tietojensa poistamista seuran jäsenyyden yhteydessä tai milloin tahansa tämän jälkeen.
Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.
myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu.
myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.